La Universidad Autónoma de Barcelona cuenta con la tecnológica Grupo SPEC (grupo especializado en soluciones de control horario, control de accesos y planificación de los tiempos de trabajo) para la gestión de accesos y horario de todos sus edificios. La plataforma SPECManager está implantada en más de 20 edificios y da servicio a 100.000 personas.
La Universidad Autónoma de Barcelona está construida sobre una gran extensión de terreno en el municipio de Bellaterra y consta de 13 facultades dividas en unos 20 edificios, lo que dificulta el control de los accesos al campus y la gestión horaria de todos los empleados. Además de estos edificios, la UAB dispone de otros repartidos por la ciudad de Barcelona, lo que hace aún más compleja la seguridad de sus instalaciones. Aunque la Universidad ya contaba con un sistema de control horario y accesos, existía la necesidad de mejorar la calidad de la información y poder automatizar procesos; en definitiva mejorar el funcionamiento de los accesos al campus.
Solución para 100.000 usuarios
La solución elegida fue SPECManager debido a su flexibilidad y adaptabilidad a todo tipo de organizaciones simples y complejas. La implantación comenzó hace más de 20 años. En la UAB hay instalados más de 40 terminales de control horario que se integran con el módulo del Portal del Empleado, el cual fue moldeado a las necesidades de la universidad. “Esto nos ha permitido suprimir parte del trabajo recurrente y poco interesante que se realizaba desde los equipos de RRHH cada mes”, comenta David Asensio, Director de Proyectos del Dpto. de Informática de la Universidad Autónoma de Barcelona.
Actualmente, son unas 100.000 personas las que están dadas de alta en la base de datos y que pueden utilizar el sistema de accesos al campus; de éstas, unas 2.000 personas son además usuarias del módulo de gestión horaria. Otro punto a destacar, es que Grupo SPEC ha sabido optimizar todas las gestiones que necesitaban identificación del estudiante o empleado en una única tarjeta, el carnet del estudiante.
Simplificación del proceso administrativo e integración
El resultado de la implantación de la solución de Grupo SPEC ha sido altamente satisfactoria en todo este tiempo, “ha sabido integrar todas las peculiaridades de nuestra organización de trabajo, nuestros convenios de empresa, y la complejidad que como gran empresa tenemos” afirma Asensio.
El módulo del Portal del Empleado de SPECManager ha simplificado considerablemente el proceso administrativo. Solicitudes o validaciones de ausencias que antes se creaban en papel, ahora se realizan de forma digital. En definitiva, SPECManager “es una herramienta muy completa que nos ha permitido englobar muchas de las soluciones derivadas de la gestión de nuestra empresa (control horario, accesos, parking, portal del empleado…)” destaca David Asensio.
