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Certificado digital: firmar documentos de forma rápida y segura

Firmar con certificado digital de forma controlada garantiza la seguridad de las empresas durante el proceso de firma, por lo que cada vez es más utilizada en sectores como la banca, servicios financieros, sanidad o educación.

Alan Soldado
Senior Project Manager de Redtrust

La progresiva automatización de los procesos administrativos y la creciente necesidad de realizar transacciones electrónicas seguras están impulsando el uso de la firma digital. Firmar con certificado digital de forma controlada garantiza la seguridad de las empresas durante el proceso de firma, por lo que cada vez es más utilizada en sectores como la banca, servicios financieros, sanidad o educación, y, por supuesto, en la administración pública. En todos ellos, monitorizar y proteger las actividades y las comunicaciones es primordial.

Basada en criptografía asimétrica (empleando funciones hash), la firma digital garantiza la autenticidad del firmante, la integridad de la información y un alto nivel de seguridad del documento firmado, mejorando el flujo de trabajo continuo y la confianza, al reducir el riesgo de sufrir una suplantación de identidad.

Adicionalmente, permite elevar la eficiencia de los puestos de trabajo, al simplificar los procedimientos de firma, mientras favorece la automatización de procesos, como, por ejemplo, la firma masiva de documentos. De igual modo, el hecho de que pueda ser realizada en cualquier lugar y momento, y por medio de diversos dispositivos (PCs, teléfonos móviles o tabletas), incrementa aún más su utilidad.

Al igual que sus múltiples aplicaciones y casos de uso, extensibles a los diferentes departamentos empresariales: firma documental (nóminas, archivos financieros, estados contables, contratos y licitaciones), firma de comunicaciones certificadas, de correos electrónicos, aprobaciones y autorizaciones (dependiendo de la industria), operaciones B2B, etc.

No es de extrañar, por tanto, que las previsiones de crecimiento a nivel mundial sean muy optimistas. Así, se espera que el mercado mundial de firma digital, cuyo volumen alcanzó los 3.080 millones de dólares en 2022, se posicione alrededor de los 20.380 millones de dólares en 2032, con un CAGR anual del 20,8%, entre 2023 y 2032, según el informe «Digital Signature Market Size» de Precedence Research.

Gestión centralizada de los certificados digitales

No hay duda, por tanto, de que la firma digital es un componente esencial dentro del proceso de transformación digital. Es más, la firma digital de documentos se ha convertido en uno de los principales usos del certificado digital, y cada vez más empresas recurren al certificado para firmar digitalmente documentos (PDF, presentaciones de PowerPoint o archivos de Word y Excel), y comunicaciones, entre las que se encuentran los correos electrónicos, con plena validez legal.

Sin embargo, las amenazas a la ciberseguridad, como las filtraciones de datos y la piratería informática, pueden comprometer la integridad de estos documentos y socavar la confianza de los procesos de firma electrónica. Es por ello que, para garantizar su correcto almacenamiento, control y seguridad, es importante que los certificados se encuentren custodiados y centralizados en un único repositorio cifrado y seguro, no instalados en diferentes estaciones de trabajo o duplicados sin ninguna monitorización.

La gestión centralizada de los certificados digitales en un único servidor asegura la protección de la identidad digital de las empresas al acreditar, en todo momento, la seguridad y la trazabilidad de accesos, así como cada proceso de firma.

También, garantiza la movilidad de los certificados, permitiendo al usuario firmar documentos con cualquier tipo de certificado cuando sea necesario y desde cualquier lugar; o, incluso, extender el uso de la firma digital a usuarios autorizados, para que estos puedan firmar documentos desde cualquier dispositivo y navegador, y de manera online, facilitando así la movilidad de la firma digital. Asimismo, la gestión centralizada permite controlar los procesos de firma, creando políticas de uso para limitar dicha funcionalidad; y conseguir una trazabilidad total de las firmas realizadas con los certificados.

Con Redtrust las empresas firman sus documentos con certificado digital de manera segura y centralizada, obteniendo un registro de todos los procesos de firma y controlando quién, cuándo y con qué certificado se ha llevado a cabo.

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Senior Project Manager de Redtrust

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