Pautas para elegir un control de presencia

Por Daniel Hurtado, Product Manager de Control de Accesos y Control de Presencia de Visiotech.

Las nuevas normativas europeas del control de horario de los trabajadores están cambiando para reducir el fraude y acabar con la precariedad laboral.

Países como España e Italia ya han implantado normativas para contabilizar el tiempo de trabajo de los empleados y tiende ser una normativa que afectara a muchos otros países de la zona Euro.

control presencia

Las multas se aplicarán a nivel nacional, es decir, cada país tendrá sus sanciones. En España las sanciones se dividen en tres  categorías en función de la gravedad y el importe económico de la sanción va de 60€ a 187.515€, siendo el tramo de 625€ a 6250€ el más común.

En este artículo te explicaremos los diferentes tipos de control de acceso válidos para cumplir la nuevas normativas y los pros y los contras de cada uno de ellos.

Existen diferentes formas de realizar un control de presencia, dependiendo del tipo de empresa, de la dificultad que tengan los horarios a realizar y un sinfín de requerimientos que tienen cada compañía de forma particular. A continuación, explicamos los tipos más tradicionales:

  • Sistema tradicional: Con este sistema, los trabajadores podrán registrar su hora en papel, aunque parece un método desactualizado, es la solución en pequeños establecimientos de 1 o 2 trabajadores. Según la normativa española se deben guardar los registros mensuales de los últimos 4 años, por lo que estas empresas deberán archivar estos registros durante ese periodo.
  • Sistema tradicional informatizado: Muchas empresas pueden utilizar una hoja de Excel, simulando el sistema tradicional en papel, pero informatizado. Actualmente, existen hojas de Excel compartidas que darían la posibilidad de hacer un registro horario eficaz también para empresas pequeñas.

El problema que se plantea en los sistemas tradicionales es la facilidad de manipulación de los registros y horas trabajadas. Además, teniendo que guardar los registros de cada trabajador durante un largo periodo de tiempo, se hace inasumible que una empresa de más de 15 trabajadores pueda trabajar con estos sistemas.

Emplear dispositivos electrónicos que ayuden a gestionar el control de presencia no es algo novedoso, se empezó a implantar en grandes fábricas a mediados del siglo pasado para controlar a los empleados. A continuación, podemos ver los métodos y tipos de control de presencia actuales:

  • Máquina de fichajes: En algunas fábricas aún siguen en funcionamiento máquinas de grandes dimensiones, en el que se introduce una “ficha” simulando a una tarjeta para establecer los fichajes.Estos son elementos totalmente obsoletos que actualmente no se instalan.
  • Dispositivo de tarjetas: Existen controles de presencia en el que se puede hacer el fichaje con una tarjeta de radiofrecuencia, estas pueden ser de diferentes tecnologías, como EM, Mifare, Desfire en frecuencias de 125KHz y 13.56MHz.Además, en el dispositivo se pueden seleccionar diferentes estados de registro como Entrada, Salida, Tiempo Extra o Descanso.
  • Lector biométrico: Los registros pueden realizarse con tecnología biométrica, siendo la más habitual la huella dactilar, también se están extendiendo el reconocimiento facial, la palma de las manos o el iris. Estos dispositivos también pueden contar con lectura de tarjetas y suelen estar conectados por IP o por USB para gestionar los usuarios, horarios y cálculos.
  • Sistemas en la nube: Se empieza a ver con mayor frecuencia servicios cloud que ofrecen la solución de control de presencia, esto permite a los trabajadores poder fichar desde un PC o un Smartphone, añadiendo geolocalización, fotografía de seguridad y siendo compatible con los sistemas de tarjetas y biométricos nombrados anteriormente.

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Imágenes: Shutterstock / Tanoy 1412