Controles de accesos y presencia: la nueva ley obliga al registro diario de la jornada de trabajo

Por Juan Carlos de Laiglesia

Las empresas españolas tienen un plazo de dos meses para aplicar la medida de registrar la jornada laboral de los trabajadores. Este plazo comenzará a correr desde la publicación en el BOE del Decreto Ley aprobado el 8 de marzo que añade un “apartado 9” al Estatuto de los Trabajadores diciendo que ese registro “deberá incluir el horario concreto de entrada y salida de cada persona trabajadora”. El empresario tendrá la obligación de conservar los registros durante cuatro años y ponerlos a disposición de trabajadores, sindicatos, la Inspección de Trabajo y la Seguridad Social por el mismo período.

Incumplir el registro de jornada también será motivo de sanción grave (multas de entre 626 y 6.250 euros) por la reforma de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Aparte de este reciente imperativo legal en el mundo laboral, disponer de un control de accesos resulta útil y necesario en instalaciones muy diversas. El clásico “control de accesos autónomo” que se limita a abrir puertas, tornos o barreras es ya elemento fundamental de cualquier sistema de seguridad general para recintos donde se quiera poder elegir entre denegar o permitir el acceso y se pretenda controlar las entradas y salidas tanto de personas como de vehículos.

controles de accesos
Control de acceso y presencia para el registro de las horas trabajadas

El paso siguiente son los sistemas de control de accesos que añaden a esta función el empleo de un software con conexión a los dispositivos instalados, mediante la cual se puede autorizar o denegar el acceso por determinados pasos desde Central. Además, este tipo de Control de Accesos en línea permite almacenar todos los movimientos que se producen por las distintas puertas, guardándolos para poder ser consultados en caso de necesidad.

Estos sistemas de control de accesos, al tener almacenados los movimientos de entrada y salida de las personas por las diferentes puertas, ya son capaces de realizar además la función de control de presencia ahora requerido para las empresas, y su utilidad se amplía a categorías especiales como las rondas de vigilancia y “trabajos con rotación” o a las más generales del “fichaje” de empleados en todo tipo de compañías. Compuestos por un dispositivo y un software, los sistemas de control de presencia permiten conocer las horas trabajadas de los empleados y a gestionarlas ayudando a comparar su horario teórico con el realmente trabajado y detallando las incidencias que, en su caso, hayan provocado incumplimientos horarios.

controles de accesos
Lector de huellas digitales para fichar

Los controles de accesos se clasifican por su conectividad (conectarse o no a la red) y por su forma de autenticación. Según su conectividad, hay dos tipos: Por un lado, los mencionados “autónomos” que no precisan conectarse a la red y realizan su función de validación autónomamente, mediante un pulso eléctrico que activa el relé cuando la persona autorizada se identifica.

Por otro, los que además de abrir registran los movimientos en su base de datos “en línea”, almacenándolos para su posible uso posterior. Para ello, estos dispositivos se han de conectar a una red Ethernet, RS232 o WiFi. Uno de los usos, adicionales, más frecuentes de los datos recogidos por el Control de Accesos es el Control de Presencia. 

Según el método de autenticación del usuario, los sistemas de control se dividen en los que pueden leer datos biométricos (el lector identifica la huella dactilar, el iris o parámetros del rostro) y los que utilizan otro tipo de identificación, como tarjetas (bien magnéticas o bien las de proximidad RFID que no requieren contacto para ser leídas) y los sistemas que se activan introduciendo una contraseña en un teclado, que son casi residuales.

Necesito un sistema de control… ¿Solo puedo comprarlo? 

Para todos los usos mencionados, y especialmente ahora con la obligatoriedad de registrar la jornada laboral a punto de implementarse, muchas empresas van a necesitar sistemas y es fácil que se pierdan entre las diversas opciones técnicas y una oferta tan amplia. Cada caso es distinto y los niveles de seguridad o los servicios que demanda cada cliente son igualmente múltiples.

¿Qué hacer entonces? ¿Comprar un sistema antes de saber cómo se ajustará a nuestras particularidades?

En referencia a la ley, lo que va a exigir es el registro de las horas de entrada y salida de nuestros trabajos. Esta es una vertiente muy clara de control de presencia, y puede ligarse o no al control de accesos.

En primer lugar, hay que tener claro lo que se está buscando. La opción de alquilar los sistemas de control de presencia y accesos es una decisión que minimiza los riesgos del inevitable período prueba/error y ayuda a despejar cualquier duda. El acierto será elegir al especialista que no penalice al cliente que alquila frente a aquél que compra un equipo.

Gabriel Cañadas, presidente de Cucorent, explica así las ventajas de alquilar un sistema de control de presencia, y porqué su empresa es pionera en esa modalidad:

controles de accesos
Gabriel Cañadas, presidente de Cucorent

“En el año 1991 nos dimos cuenta de que el mercado de control de presencia para las pequeñas y medianas empresas empezaba a estar sin proveedores de referencia. Hasta ese momento, este tipo de empresas adquiría los tradicionales relojes mecánicos de fichar, tipo Phuc. Los sistemas de captura de datos basados en aplicaciones informáticas les eran inaccesibles por la infraestructura y el personal formado que eran necesarios y por su alto precio.

Fue en ese momento cuando decidimos apostar por el mercado de alquiler, que tan de moda se ha puesto ahora con los modelos SaaS (Software as a service) o lo que es lo mismo, el pago por uso de los servicios de software. Se trataba de cubrir una necesidad que la empresa mediana grande de más de 350 empleados ya tenía resuelta, ofreciendo un precio asequible. Para ello desarrollamos desde cero, tanto los dispositivos de identificación como el software, para que fuera compatible con la mayoría de ordenadores del momento.

No sabíamos muy bien lo que nos íbamos a encontrar, pero la verdad es que ha sido un viaje apasionante de la mano de nuestros clientes. Hemos alquilado mas de 4.500 instalaciones y creo que hemos ayudado a todos ellos a crecer mejor. Siempre pienso que hemos sido compañeros de aventuras con todos ellos”.

Cucorent (Phoenix Redes y Proyectos Informáticos) es una empresa especializada con 28 años de experiencia en un mercado donde la innovación es un imperativo, y el “know how” adquirido trabajando para compañías de todos los sectores y tamaños la consolida como referente en el mercado.

Las claves de una elección importante

 En su búsqueda de la empresa especializada que más le conviene, el cliente debe prestar especial atención a estas cuestiones y comprobar que su proveedor se las garantiza al instalar un control de accesos y/o de presencia:

  1. Contrato sin permanencia: Que se puedan utilizar los equipos el tiempo que sean necesarios, devolverlos cuando dejen de serlo o cambiarlos por equipos de otro tipo.
  2. Actualización de versiones: Compromiso de que el software del sistema de control de presencia o de acceso esté siempre actualizado.
  3. Soporte permanente: Atención personalizada del departamento técnico al cliente de alquiler en caso surgir cualquier problema o duda, tanto de instalación como de mantenimiento.
  4. Transparencia: Un contrato sin letra pequeña en el que la cantidad estipulada de alquiler mensual sea fija e invariable, sin recargos ocultos ni fianzas.