El control de presencia ante las necesidades normativas

Por César García-Caso. Access Control Manager. Visiotech.

Actualmente, la legislación española obliga a todas las empresas con empleados a tiempo parcial a registrar los horarios de trabajo de estos empleados, informar a los mismos de estos horarios, certificar su asistencia (con firma del empleado) y guardar estos datos durante al menos 4 años. Aunque esta normativa es relativamente antigua (RD 16/2013), es durante el último año cuando se ha detectado un incremento en el número de denuncias por parte de la Inspección de Trabajo relativas a esta norma de obligado cumplimiento.

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Este incremento en el número de denuncias está obligando a muchas empresas a adoptar sistemas de verificación y control del número de horas de presencia de sus empleados. Una solución muy sencilla y relativamente económica es la implantación de terminales de fichaje por parte de las empresas.

Estos terminales, de reducido tamaño, permiten al usuario (trabajador) identificarse, y registrar su inicio de trabajo y su finalización. Además, el terminal informa al usuario de la hora a la que está realizando el registro, a través de una pantalla; y mediante un teclado, permite la imputación de incidencias. La identificación se puede realizar, fundamentalmente, de tres maneras diferentes: mediante tarjeta individual, código PIN o biometría.

Cada uno de estos métodos tiene ventajas e inconvenientes. La tarjeta individual permite una identificación muy rápida en el terminal, pero requiere una inversión adicional en las tarjetas, y una gestión de las mismas. Además, no se garantiza la fidelidad de la identificación (una tarjeta se puede transmitir de un empleado a otro). El código PIN no tiene ningún coste adicional, pero ralentiza la identificación, y tampoco garantiza la fidelidad de la identificación.

La biometría, por otro lado, garantiza completamente la fidelidad de la identificación, y es relativamente rápida. Gracias a la pantalla del propio terminal cumplimos con un requisito fundamental, informar al empleado de la hora a la que está realizando su fichaje. Esta pantalla, además, permite al usuario imputar incidencias que se salgan de su rutina establecida, como por ejemplo, asistencia a médico, reunión sindical, salida a bancos, u otras.

Estos dispositivos pueden estar conectados a un software de control y gestión, que permite centralizar el alta de usuarios y la recogida de fichajes, y que además nos permite realizar una serie de informes, incluso de forma automática, para permitirnos cumplir la normativa vigente.

Gracias a este software, podemos gestionar fácilmente las diversas idiosincrasias de las diferentes empresas, por ejemplo, con diferentes turnos de trabajo. El software permite asignar a cada empleado su turno correspondiente y, además, permite a la empresa introducir las variaciones para flexibilizar tanto como desee la gestión del tiempo, permitiendo entradas tardías y salidas tempranas, salidas dentro del horario, trabajo en fines de semana, festivos, nocturno, etc

Grupos de empleados

Además, permite la creación de grupos de empleados con las mismas características en cuanto a horarios, simplificando de esta manera el alta de usuarios nuevos. Por supuesto, está contemplada la introducción de vacaciones y festivos.

Además, este tipo de software permite la asignación de diferentes tareas al mismo empleado, para que, por ejemplo, dedique una parte de su jornada laboral a una tarea (almacén) y otra parte a otra (taller) para, por ejemplo, imputar costes a diferentes centros de gastos. Al trabajar sobre estándares abiertos, permiten exportar los datos de fichajes a programas de terceros de gestión de recursos humanos para, por ejemplo, preparar las nóminas de los empleados.

Esta exportación se puede realizar desde Excel, Access o SQL. La implantación del control de presencia tiene numerosas ventajas, sobre todo para los empleados, que ven cómo su jornada laboral se ajusta a sus horarios reales, acabando con los sobre-tiempos y las horas extra sin justificar (y sin remunerar). Además, permite a la empresa detectar irregularidades, ausencias e impuntualidades reiteradas. En definitiva, al implantar este tipo de sistemas estamos, además de cumpliendo la normativa, mejorando la relación empleado-empresa, al evitar abusos por ambas partes.