Cómo mejorar la operatividad del negocio con un sistema de gestión de llaves

Por Fernando Pires. VP Sales Manager and Marketing. Morse Watchmans

En una época anterior, las decisiones empresariales a menudo se hacían basadas en el instinto, partidas de golf, política y muy ocasionalmente en investigación de mercado. Desde entonces, las organizaciones se han alejado de este tipo de comercialización y han adoptado un enfoque más respaldado por las investigaciones y orientado hacia los resultados en los negocios.

Hoy en día, las empresas de todos los tamaños y tipos dependen de la investigación, obtenida a través de la minería de datos, para ayudarles a ver el panorama general e identificar tendencias y patrones que pueden ayudar a crear eficiencias operativas. Con el concepto de «Big Data», cada dato (de digital a convencional) es una pieza potencial de información que se puede rastrear, recopilar, clasificar y analizar.

Tomemos como ejemplo el uso de sistemas de gestión de llaves en una organización. Estos sistemas están diseñados para almacenar y controlar el acceso a las llaves mecánicas y otras usadas en una instalación. A las llaves sólo pueden acceder personas previamente autorizadas con un código, una placa y/o una identificación biométrica apropiada.

Todas las actividades de acceso se registran automáticamente y, de estos datos, la administración tiene un historial completo de quién eliminó y devolvió qué llave y cuándo. Los datos obtenidos de la grabación automática de la actividad de acceso se pueden utilizar para analizar las tendencias para generar inteligencia valiosa y útil para la seguridad física y las prácticas empresariales.

Rastreo

Por razones de seguridad, las llaves pueden ser controladas de acuerdo con los requisitos (es decir, hora/día disponible, personal, etc.) y la administración puede consultar rápidamente qué llaves no se han devuelto y cuándo cada llave llegará con retraso.

Y si una llave no se devuelve al armario según lo programado, se puede enviar una alerta por correo electrónico o texto SMS al personal apropiado para que se puedan tomar medidas inmediatas. Para que la administración de llaves sea aún más conveniente, una aplicación móvil permite a los usuarios autorizados ver una amplia gama de información en directo e interactuar remotamente con el sistema.

En caso de un incidente, la administración puede consultar el sistema para obtener detalles específicos, como una lista de todas las transacciones entre ciertas horas o un informe de la hora anterior al incidente. Inmediatamente después de un incidente como el descubrimiento de una pieza dañada o una que falte en un equipo, se puede generar un informe mostrando quién accedió por última vez a la llave en particular.

Junto con los datos de auditoría de un sistema de control de acceso, la función de notificación de un sistema de control de llaves proporciona una sólida trayectoria de evidencias.

[El artículo íntegro puede leerse en el número 320 de marzo de CUADERNOS DE SEGURIDAD]