Departamentos de seguridad: ¿necesidad en la estructura sanitaria?

Si bien el título de este escrito hace una pregunta sobre la necesidad de un departamento de Seguridad dentro de la estructura sanitaria, no quisiera que se entendiera como una duda acerca de la idoneidad de su implantación y menos de la necesidad de contar con esta estructura. Con estas líneas se quiere llegar más que a convencer de su necesidad de argumentos de peso, reflexiones que van a demostrar que cualquier proceso siempre que esté estructurado en un ámbito de profesionalidad dará unos resultado más óptimos.

La típica expresión «un hospital es una pequeña ciudad» no por ser tan utilizada en el mundo sanitario deja de tener su importancia y complejidad. La infraestructura de un centro sanitario cuenta con todos los elementos necesarios para que los riesgos estén en constante  presencia y tengamos una vulnerabilidad permanente.
Los hospitales, son estructuras de vital importancia, ya que aglutinan cantidades considerables de personas, que con frecuencia concurren a ellos por asistencia y tratamiento, personas que visitan a esos enfermos, proveedores, así como el personal que allí trabaja.
Igualmente, los hospitales cobran importancia por los equipos sofisticados y costosos de última generación que son empleados para ofrecer los diagnósticos,  tratamientos, y servicios profesionales en sus unidades, siendo algunos de estos servicios relativamente accesibles. A su vez, el costo económico que pudiese traer la pérdida de estos elementos podría ser un perjuicio considerable para el buen funcionamiento del centro.
Por otro lado, desde el punto de vista constructivo, los hospitales constituyen obras de ingeniería crítica por las distintas versatilidades que tienen, con estructuras cuanto menos complejas. Las situaciones de emergencia exigen que los profesionales de la salud impongan toda su capacidad técnica y su iniciativa en la solución de los problemas, tanto en su parte preventiva como ejecutora en su caso.

¿Cómo podemos definir la Seguridad?

Como un estado en el que nos sentimos protegidos de acciones o hechos que tememos, de imprevistos desagradables de situaciones no deseadas; no se pretende decir que no vayan a suceder todos estos hechos, sino que si se producen nos vamos a encontrar  preparados para enfrentarlos y superarlos. Incluso si esto no se consiguiera, si que estaríamos preparados para evitar que interrumpiera nuestro propio quehacer y que el daño o causa fuere mayor.
Uno de los inconvenientes para  la seguridad es la sorpresa. Si esta se produce, la seguridad es puesta a prueba.
Es más o menos habitual que se produzcan efectos que se trasforman en críticos, que pueden llegar a ser paralizantes de la actividad, si no se consigue dar la respuesta adecuada a la gravedad de la situación.
Esto nos puede llevar a  improvisar, y en la mayoría de las ocasiones no es lo más conveniente.
En conclusión, el estado de seguridad permite evitar las sorpresas, nos va a permitir reducir sus efectos negativos al tener previstos las respuestas adecuadas.
La seguridad tiene que  posibilitar la adecuada protección para alcanzar las metas que se consideran imprescindibles realizar. Es una finalidad que continuamente está presente, y estimula la conducta de cualquier persona o grupo que pretende tener un marco de  protección, de amparo, que  permita el desarrollo de sus actividades para lograr sus objetivos y finalidades. La seguridad plena como tal es difícil de alcanzar; y se podría considerar bastante lograda, cuando esa actividad no paraliza su cometido. Es decir, no siente una parálisis que lo inhiba para cumplir su tarea o para desarrollar su actividad. Por supuesto, esta aptitud psicológica debe ser coherente con la realidad existente.
En una palabra, debe coincidir la aptitud psicológica con una situación de seguridad que en realidad exista.
De no darse esta premisa, sería  inconsciente, incluso temerario, ya que no tendríamos ni idea de los riesgos que corremos y por lo tanto seríamos sorprendidos por esos hechos indeseables y esas sorpresas desagradables.
El equilibrio entre nuestra percepción y lo real nos permite  estudiar con sensatez los problemas, ser consciente de los peligros y tratar de prevenir lo que pueda ocurrir, y preparar las respuestas si estos hechos imprevistos e incluso temidos no pudieran ser evitados.

Preparar un espacio de seguridad

¿Cómo obtener un estado de seguridad?, entre otras cosas debemos conocer y evaluar, las siguientes premisas:
• Quién puede tener  interés (personas o grupos de riesgo) en obtener un beneficio en nuestra institución.
• Qué oportunidades, en qué lugar y de qué forma pueden hacerlo.
• De qué forma y qué medios o fuerza utilizarán para conseguirlo.
• Con que capacidad contamos para disuadir, oponerse y superarlo, y en su defecto, con quién se puede contar para superarlo y la posibilidad de lograr esa unión de fuerzas.
• Los riesgos que se aceptan correr, estamos adecuadamente preparados.
Nuestra capacidad de reacción nos debe permitir:
• Evitar que esos intereses sepan de nosotros lo suficiente para perjudicarnos.
• Cuidar aquellos bienes (humanos y materiales ) que si son afectados pueden perjudicar la actividad y con ello alcanzar nuestros objetivos.
• Evitar la acción entorpecedora, que evite la disolución y que no  origine la ruptura de esa unión de fuerzas.
• Todos estos datos y aptitudes nos hacen alcanzar un estado de seguridad permanente.
Desde luego uno de los aspectos decisivos, que estará principalmente en el individuo o integrantes del grupo es: la confianza en sí, establecida sobre bases realistas.
Sin esto, no podrán existir medidas de seguridad suficientes. No habrá garantías satisfactorias y, por supuesto, no será posible asumir los riesgos calculados.

Vigilancia y Control

La función de vigilancia y control consiste en el despliegue global de toda una infraestructura que tiene como finalidad el mantenimiento del orden, mediante la prevención de acciones violentas
A la vez, debe contar con sistemas de comunicación y alarma que permitan la oportuna reacción para disuadir esas acciones violentas, y contener a los actores de las mismas, con la detección, registro y conservación de las pruebas del hecho detectado y de sus responsables.
Normalmente esta función requiere un despliegue respaldado por una infraestructura que se conforma como células, con las cuales se va cubriendo toda la superficie de la instalación.
Esta infraestructura se materializa en una combinación de instalaciones fijas y medios móviles conducidos u operados por personal de seguridad.
Ésta debe contar con:
• Un eficiente sistema de comunicación.
• Un adecuado despliegue de puestos de vigilancia.
• Equipos e instalaciones que le permitan cumplir su misión, posibilitando la mayor seguridad para la población y el personal de seguridad.
• Adecuadas rondas y patrullajes que se realizan en apoyo de los puestos de vigilancia y materializando controles sistemáticos y/o sorpresivos dentro de su zona de responsabilidad.
Asegurar su intervención en el término de minutos, debiendo estar capacitado para disuadir acciones violentas, detener personas que presuntamente las están realizando, remitiéndolas a centros transitorios de detención y restablecen el orden.
Mediante el sistema de comunicaciones debe estar en capacidad de concurrir a un lugar ante la convocatoria que pueda recibir, para colaborar en función de las responsabilidades que se la ha encomendado.
También el sistema debe permitir enlaces con las Fuerzas de Seguridad del Estado, así como con las empresas del ramo que prestan sus servicios en el centro, mediante redes particulares o también mediante el empleo de Internet.

El personal responsable de la seguridad

Esto merece especial consideración para la protección de una instalación.
Las motivaciones de este personal son fundamentales. Hay que evitar que sean ellos los generadores de inseguridad. La falta de una concepción errónea, ha producido que la seguridad sea un tema de controversias, sea para eludir responsabilidades, sea para arrogarse las de otros, ello no derivará en entorpecimientos entre los responsables de la misma.
Por otra parte, con un falso criterio de «amor a su institución», se distraen importantes esfuerzos en proyectar imágenes que en la práctica se desmerecen.

La constante supervisión

La supervisión está ensamblada dentro de la ejecución de la conducta de seguridad, sea para controlar el cumplimiento de los deberes, sea para constatar la constante capacitación, sea para mejorar el funcionamiento del sistema, etc.
Dentro de la supervisión, debe considerarse especialmente las inspecciones y auditorías de seguridad.
Las inspecciones de seguridad, deben realizarse desde todos los niveles de conducción. Los equipos de inspectores pueden ser internos y/o externos de las organizaciones inspeccionadas.
Los hechos que motivan preocupación por presumirse la existencia de anomalías, exigirán auditorías de seguridad, que siempre deberán ser realizadas por auditores externos a las organizaciones de seguridad involucradas, sin perjuicio que las jefaturas de algunas de las intervinientes realicen las suyas.
Dentro de la supervisión, tendrá especial importancia el control del grado de alistamiento del aparato específico de seguridad, y en especial el adiestramiento para la ejecución de los procedimientos de seguridad, así como la forma en que se desarrolla la conducción de todos los niveles intervinientes. Para ello el uso intensivo de auditorías, permitirá controlar la eficiencia del sistema, detectar los fallos atribuibles a la estrategia, al personal, a su capacitación específica, a su honestidad y a los medios empleados.

Las inspecciones y las auditorías de seguridad

Las inspecciones y auditorías de seguridad son dos mecanismos imprescindibles para asegurar el control y alistamiento del aparato específico de seguridad.
Las inspecciones son un conjunto de actividades que hacen fundamentalmente a la idea del control que se realiza sobre el sistema de seguridad.
La búsqueda de eficiencia del aparato específico de seguridad, hace que sin necesidad de haberse producido una novedad de alteración del sistema, se desarrollen inspecciones de lugares a los cuales se debe proporcionar seguridad, o donde actúa algún equipo de seguridad, para constatar que todo funciona bien. En las inspecciones, se debe verificar que lo que está funcionando, se hace de acuerdo a lo planificado, y a la existencia de un programa de seguridad que confirma su correcta concepción, y su eficiente ejecución. Posiblemente el resultado de la inspección imponga la información a los órganos de control para que a su vez, verifique que lo inspeccionado demuestra que el sistema está funcionando correctamente, o ser notificado de cuestiones que deben ser mejoradas.
Es también fundamental constatar, el grado de ejecución de las medidas de seguridad, sea tanto  en el grado de alerta que se posee, como en la habilidad para la ejecución o meramente detectar deformaciones provocadas por la rutina.
Una auditoría de seguridad, es el examen integral de una organización que hace a la seguridad, con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejora.
Las mismas tienen por finalidad apoyar a los miembros de la conducción de la estrategia de seguridad, para mantener y mejorar el estado de seguridad de la institución. Para ello la auditoría les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.
Este examen que debe ser integral impone estudiar la estructura organizativa de una dependencia; de sus métodos de control, medios de operación y empleo que da a sus recursos humanos y materiales.
Es una inspección objetiva, metódica y completa, para detectar la satisfacción de los objetivos estratégicos, teniendo en cuenta niveles jerárquicos de la dependencia, en cuanto a la estructura, y a la participación individual de los integrantes de la misma. Las auditorías pueden ser:
• De control. Destinadas a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el comportamiento organizacional.
• De productividad. Evaluando la relación entre los costos operativos y las reales necesidades de seguridad. Dirigir las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos.
• De conducción. Estudiando la conducta de seguridad del sector auditado en cumplimiento de la definición del sistema, su competencia, funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
• De servicio. Tratando de constatar la manera en que el sector auditado está inmerso en un proceso que le vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfacción de la seguridad de la organización.
• De calidad. Estudiando si los niveles de actuación del sector auditado, en todos sus contenidos y ámbitos, son los necesarios para asegurar la seguridad.
• De correcciones. Generalmente, es un estudio de lo que se está realizando para establecer los contenidos para conformar un procedimiento de aplicación para todo el sistema, aprovechando las experiencias y enseñanzas emergentes. Esto permite que se transforme en un mecanismo de aprendizaje para que los ejecutores del sistema desarrollen las actividades emergentes de la mejor manera posible en cualquier alternativa que se presente.
• De toma de decisiones. Tratando de establecer las responsabilidades emergentes de un hecho delictivo, en cuanto a las respuestas que dio el sistema, tanto sea de deficiencias de éste o carencias del personal, tanto ejecutor como jerárquico interviniente en todos los niveles.
Es un sólido instrumento del proceso de gestión del sistema. La auditoría se ocupa de llevar a cabo un examen y evaluar calidad tanto individual como colectiva, de todo el personal jerárquico que interviene en el proceso, en la conducción de sus funciones, constatando si han tomado los modelos pertinentes que aseguren la implantación de controles adecuados, optimizando la calidad de la ejecución del trabajo de acuerdo con las normas establecidas, en los planes y programas instaurados y que los recursos se apliquen en forma económica. También es importante registrar las propuestas elevadas por los auditados, informando la existencia de deficiencias y proponiendo soluciones a aplicar, así como las respuestas obtenidas del nivel inmediato superior.

Los planes de emergencia como parte de la gestión empresarial del riesgo

La organización, diseño y puesta en marcha de los planes de emergencia, tiene dos objetivos:
• Minimizar el número de emergencias.
• Controlar con rapidez las emergencias para que sus consecuencias sean mínimas.
Ante una determinada situación de riesgo, el plan o planes de emergencia, pueden ser enunciados como la planificación y organización empresarial, para la utilización óptima de los medios técnicos previstos, con la finalidad de reducir al máximo las posibles consecuencias humanas y económicas de la emergencia.
Como ya se ha mencionado anteriormente, en caso de emergencia se realizan toda una serie de acciones para limitar sus consecuencias: evacuar, intentar la solución con medios propios, avisar a Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, Bomberos, etc. Una de las claves en el éxito de dichas acciones es tener presente que cualquier acción que vaya a tomar, implica un tiempo de retardo, durante el cual la emergencia se sigue  desarrollando y su control se hace cada vez más difícil.
Existen dos tipos de Planes de Emergencia:
–Plan de Emergencia Interna: cuyo objeto es la actuación en caso de emergencia dentro del recinto hospitalario. Su elaboración, implantación y seguimiento es responsabilidad del centro.
–Plan de Emergencia Exterior: en este caso el objeto es la coordinación de las actuaciones que se llevaran a cabo en caso de situación de emergencia que abarquen áreas externas al recinto hospitalario y que intervienen otros actores.

El Departamento y el Director de Seguridad.

El «Departamento de Seguridad» está contemplado en la normativa como una medida de seguridad encargada de la protección de las personas, patrimonio y negocios de la empresa o grupo empresarial para el cual se ha creado y que se desarrolla básicamente por lo regulado en la Ley 23/1992, y por el RD 2364/1994, modificado parcialmente por el RD 1123/2001.

Cometidos del departamento de Seguridad

El departamento de Seguridad, único para cada entidad o empresa y con competencia en todo el ámbito geográfico donde éstos actúen, comprenderá la administración y organización de los servicios de seguridad de la misma, incluso, en su caso, del transporte y custodia de efectos y valores, correspondiéndole la dirección de los vigilantes de seguridad, el control del funcionamiento de las instalaciones de sistemas físicos y electrónicos, así como del mantenimiento de éstos y la gestión de la información que generen.
El departamento de Seguridad debe ser el órgano coordinador de la relación necesaria entre la empresa y las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y, en su caso, con Protección Civil.
Es el canal de comunicación de la empresa y los servicios policiales, para trámites, informaciones y consultas.
La finalidad del departamento de Seguridad será garantizar la protección de las personas, los bienes, valores, negocios del centro sanitario y el normal funcionamiento de sus servicios.
Respecto de la colaboración y cooperación, su actuación debe exceder la mera obligatoriedad, debe responder a una manifestación de la contribución a la seguridad de los usuarios, pacientes y ciudadanos en general.

El director de Seguridad al frente de un departamento de Seguridad

El director de Seguridad es la figura responsable de la seguridad del centro sanitario, en la que esté constituido ese departamento de Seguridad, cuya dirección coordinación, supervisión y administración le compete.
El director de Seguridad, fija objetivos, prioridades y la estrategia en función de las necesidades; asesora a la dirección, interviene en la selección del personal.
Funciones:
–El análisis de situaciones de riesgo y planificación, así como programación de las actuaciones precisas para la implantación y realización de los servicios de seguridad.
–La organización, dirección e inspección del personal y servicios de seguridad privada.
–La propuesta de los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como la supervisión en   su utilización, funcionamiento y conservación.
–La coordinación de los distintos servicios de seguridad que de ellos dependan con actuaciones propias de protección, en situaciones de emergencia, catástrofe o calamidad pública.
–Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con los de las correspondientes dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad.
–En general, velar por la observancia de la regulación de seguridad aplicable.
Los conocimientos que se exigen a los directores de Seguridad se mueven en el ámbito de la normativa general y específica sobre seguridad privada y, en general, en todas las actividades relacionadas con la misma y con los cometidos propios de su especialidad (seguridad física y electrónica, seguridad de personas, informática, patrimonial, etc.).
La formación que debe recibir una persona para conseguir la titulación y habilitación como director le lleva a ser experto entre otras cocas en:
• Seguridad Integral: conocimiento y manejo de los medios técnicos de protección activos y pasivos (contra incendios, actos antisociales y medios técnicos, etc.).
• Riesgos y amenazas (en función del sujeto o agente causante del daño, sujeto receptor de los daños, ámbito y localización), así como el análisis y evaluación de los mismos.
• Interlocutor de la empresa con las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y los organismos de Protección Civil.
• Además de todo lo anterior, es de resaltar la obligación de hacer cumplir la normativa vigente aplicable.

Como conclusión

El departamento Seguridad tiene unas funciones y funcionamiento muy definidas con una finalidad muy precisa, que hemos concretado en garantizar la protección de las personas, de los bienes y normal funcionamiento de los servicios.
Los cometidos del departamento de Seguridad pueden sintetizarse en servicios de vigilancia, servicios de protección personal, protección electrónica, credenciales y acreditaciones y planes operativos.
La innovación en la institución es cuanto menos compleja y en ocasiones difícil de alcanzar. Implica mucho más que el hecho de la compra y puesta en marcha de tecnología. Con el objeto de obtener los beneficios de esa tecnología, las innovaciones deben ser empleadas y administradas adecuadamente. Esto, a su vez, requiere de cambios en los valores, normas y lineamientos de los grupos de interés dentro de la institución. Los líderes deben usar las oportunidades externas para manejar el conflicto interno en una institución a su favor y hacia el desarrollo exitoso de ella, y de sus propias agendas
La seguridad deja de ser un aspecto de específico interés para una unidad en particular de la empresa y pasa a ser parte funcional de la organización como un todo. Este enfoque de seguridad involucra a todos y pone en manos de cada uno la responsabilidad de valorarse y cuidarse.
Los avances en los sistemas de seguridad han incrementado el interés por estas cuestiones,  la tecnología de los sistemas, la correcta puesta en marcha y la implantación de una dirección en el departamento de Seguridad pueden transformar radicalmente a las instituciones en organismos más seguros, con capacidad de dar respuesta a las distintas necesidades de seguridad. No podemos negar que la innovación en los sistemas, la alta formación  han contribuido a la eficiencia y eficacia organizacional.